Uyum Politikası

1. Amaç ve Kapsam

Bu Uyum Politikası (“Politika”), Enerjisa’nın yapısı, değerleri ve ilkelerine uygun olacak şekilde, uyum gereklilikleri kapsamında, Enerjisa Yönetim Kurulu, Üst Yönetimi ve tüm çalışanları tarafından benimsenecek uyum ilkeleri ile buna uygun olarak uygulanacak uyum hedeflerinin belirlenmesi, uygulanması ve uyum yönetim performansının sürekli gözetim ve denetiminin sağlanması amacıyla oluşturulmuştur.

Politika, Enerjisa Enerji A.Ş. ve tüm iştiraklerini kapsar.

2. Uyum Yaklaşımı, Uyum Yönetim Sistemi ve Uyum Fonksiyonu

Enerjisa'nın uyum yaklaşımı; Vizyon ve Misyonuna uygun olarak, yerel mevzuata, Enerjisa İş Etiği Kuralları’na, Enerjisa politika ve prosedürlerine, talimat ve kurallarına, rüşvet ve yolsuzluğun önlenmesine ilişkin mevzuata, sermaye piyasası hukuku, rekabet hukuku, elektrik piyasası hukuku, kişisel verilerin korunması hukuku, bilgi güvenliği kuralları, üçüncü taraflarla ilişkiler ve ilgisi itibarıyla uygulama alanı bulan uluslararası anlaşmaların hükümlerine uyumun taviz verilmeden sağlanmasını ifade eder.

Enerjisa bu Politika ile uyum yaklaşımına uygun olarak Uyum Yönetim Sistemi gerekliliklerini karşılamayı ve Uyum Yönetim Sistemi'nin sürekli iyileştirilmesini taahhüt eder. Buna göre Politika, anılan taahhütlerin sağlanabilmesi adına Uyum Fonksiyonu tarafından düzenli olarak gözden geçirilir.

Enerjisa, ISO 37301:2021 Uyum Yönetim Sistemi standartlarını dikkate alarak Uyum Yönetim Sistemi’ni (“UYS”) oluşturmuştur. UYS, Yönetim Kurulu ve Üst Yönetim’in gözetim ve denetimine tabi olarak sürekli iyileştirme ilkesine göre uygulanır.

Enerjisa bünyesinde, Enerjisa Yönetim Kurulu tarafından bir Uyum Fonksiyonu kurulmuştur. Uyum Fonksiyonu; uyum eğitimlerinin düzenlenmesi, çalışanlara rehberlik edilmesi, uyuma dair risklerin öngörülmesi ve önlenmesi, uyum bilinci ve farkındalığının oluşturulması ve sürdürülmesi ile uyum yönetim performansının düzenli olarak raporlanması suretiyle Enerjisa genelinde uyum yönetimin etkin bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.

Uyum Fonksiyonu, zorunlu yasal komiteler vasıtasıyla Yönetim Kurulu’na doğrudan erişim yetkisi olan ve Yönetim Kurulu onayıyla atanmış olan Kurumsal Uyum Yöneticisi tarafından yönetilir. Ayrıca iştiraklerde uyum yönetiminden sorumlu olmak üzere Enerjisa Dağıtım İş Birimi Uyum Yöneticisi, Enerjisa Satış İş Birimi Uyum Yöneticisi atanmıştır. Diğer tüm iştiraklerde de, faaliyet alanı, finansal ve/veya operasyonel büyüklük, tedarik zincirinin dinamikleri ve benzeri ölçütler dikkate alınarak Üst Yönetim tarafından gerekli görüldüğü takdirde uyum yöneticileri atanabilir. İştiraklerde yer alan uyum yöneticileri matris yapıda fonksiyonel olarak uyum yönetimi sorumluluğu açısından Kurumsal Uyum Yöneticisine raporlayacak şekilde görev yaparlar.

Buna göre, Yönetim Organı ve Üst Yönetim, Kurumsal Uyum Yöneticisi tarafından, düzenli olarak UYS performansı hakkında, gerekli olduğunda da uyum riskleri ya da bulgular ile önlemler hakkında gecikmeksizin bilgilendirilir.

Uyum Fonksiyonu, Enerjisa grup şirketlerinin önemli faaliyetlerine yönelik potansiyel uyum tehditlerini ve Enerjisa'nın maruz kaldığı risk düzeyini belirlemek için düzenli uyum risk değerlendirmeleri gerçekleştirir. Yönetim Kurulu ile Üst Yönetim’in gözetim ve denetiminde, risklerin düzenli olarak değerlendirilmesi ve belirlenmesi ile olası ihlallerin ve uyum risklerinin önüne geçmek için gereken tedbirlerin zamanında ve eksiksiz olarak alınması sağlanır. Bununla birlikte Uyum Fonksiyonu, uyum risk haritasını da dikkate alarak uyum açısından etki doğurabilecek iş birimlerinin bağlı olduğu fonksiyonların değiştirilmesi gibi önem arz eden organizasyonel değişikliklerde uyum açısından olası çıkar çatışması ve sair uyum risklerini değerlendirebilmek amacıyla sürece dahil olarak görüş bildirir.

Bu sayede uyum risklerini bertaraf eden şirket, yüksek tutarlı para cezalarından, idari ve cezai yaptırımlardan, şirket itibarını zedeleyici davranışlardan korunmuş olur.

UYS'nin amaçlanan çıktılara ulaşmasını sağlamak ve sistemin etkinliğini ve sürekliliğini
sağlamak Enerjisa’nın tüm iş birimlerinin sorumluluğundadır. Tüm Enerjisa çalışanları, olası ya da mevcut bir uyum ihlalini bildirmekle yükümlüdür. Bu bildirimler anonim olarak yapılabilir. Bildirimlerin en üst seviyede gizliliği temin edilir.

Enerjisa “Misillemenin Önlenmesi Politikası” uyarınca, başta Enerjisa İş Etiği Kuralları olmak üzere Enerjisa bünyesindeki diğer tüm şirket politikalarına aykırılık oluşturduğu düşünülen herhangi bir hususun ihbar edilmesi akabinde, dürüst ve iyi niyetli bir şekilde bir ihlali ve/veya bir ihlal şüphesini bildiren ve/veya Enerjisa İş Etiği Kuralları ile ilgili bilgi isteyen çalışanlara herhangi bir misilleme (ayrımcılık, uzaklaştırma, hak kaybı, kıdem indirme, terfi engelleme, tehdit ya da taciz dâhil ve bunlarla sınırlı olmamak üzere) yapılamaz.

3. Son Hükümler

Bu politika Türkçe ve İngilizce dillerinde hazırlanmış olup Enerjisa internet sitesi ve Doküman Yönetim Sistemi’nde (“QDMS”) yer almaktadır.

Bu Politika Enerjisa’nın sürdürülebilirlik yaklaşımının ve Enerjisa İş Etiği Kuralları’nın ayrılmaz bir parçasıdır.

Bu Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlüğe konulmuştur.